Klokkenluidersregeling

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. Medewerker: de bij PKF Wallast werkzame, voorheen werkzame of aan haar verbonden personen;
  2. Werkgever: de Maatschap PKF Wallast;
  3. Bestuur: de Raad van Bestuur van PKF Wallast;
  4. Compliance Officer: Een deskundige medewerker van PKF Wallast die namens de Raad van Bestuur toeziet op de naleving van wet- en regelgeving, het kwaliteitsbeleid en het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing en integriteitsbewaking;
  5. Assurance Controller: Een vakbekwame registeraccountant die door de Raad van Bestuur is aangewezen om te adviseren over onafhankelijkheidsvraagstukken en toe te zien op de naleving van de voorschriften op het gebied van de onafhankelijkheid en de bewaking van kwaliteit van assurance-opdrachten;
  6. Derde: een persoon buiten PKF Wallast die door zijn werkzaamheden met PKF Wallast in aanraking is gekomen;
  7. NVKS: Nadere voorschriften kwaliteitssystemen;
  8. Bta: Besluit toezicht accountantsorganisaties;
  9. VAO: Verordening accountantsorganisaties;
  10. Melder: de medewerker of derde die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling;

Artikel 2. Doel

Het doel van de regeling is het vastleggen van een procedure voor de behandeling van meldingen van medewerkers van PKF Wallast en derden ter uitwerking van de klokkenluidersregeling zoals opgenomen in de Wet bescherming klokkenluiders, artikel 25 van het Bta, artikel 27 van de VAO en de artikelen 5 lid 1 onder a, sub 4 en 9 lid 3 van de NVKS.

Artikel 3. Vermoeden van een misstand

Deze regeling is van toepassing op de behandeling van meldingen van vermoede misstanden. Er is sprake van een vermoede misstand indien een medewerker of derde vermoedt, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand.

Het vermoeden moet zijn gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de medewerker of derde bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de medewerker of derde heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en;

  • er moet sprake zijn van een schending of en gevaar voor schending van het Unierecht, of:
  • er moet sprake zijn van een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
    • de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit;
    • een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
    • een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
    • een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
    • een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
    • een (dreigende) schending van interne regelgeving;
    • (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hierboven genoemde feiten.

Artikel 4. Informatie, advies en ondersteuning

  1. Een medewerker of een derde kan de Compliance Officer of één van de vertrouwenspersonen van PKF Wallast in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand.

  2. Ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders kan worden verzocht om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 5. Melding

  1. Een melding van een vermoeden van een misstand kan worden ingediend bij het Bestuur (rvb@pkfwallast.nl). Indien de medewerker of derde een redelijk vermoeden heeft dat een lid van het bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, kan hij de melding bij de voorzitter van het bestuur doen en als de medewerker of derde redelijk vermoedt dat de voorzitter van het bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, dient de melding bij een ander lid van het bestuur gedaan te worden. Indien de medewerker of derde een redelijk vermoeden heeft dat het gehele Bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, dient de melding te worden gedaan bij de Compliance Officer.

  2. De medewerker of derde kan het vermoeden van een misstand binnen de organisatie van werkgever ook melden bij de Compliance Officer (co@pkfwallast.nl). Als de melding kwalificeert als een vermoeden van een misstand informeert de Compliance Officer het Bestuur en adviseert over het vervolgonderzoek. Als de melding het Bestuur betreft informeert de Compliance Officer de voorzitter van de Matenvergadering van PKF Wallast.

  3. De melding van een vermoeden van een misstand kan ook mondeling worden gedaan. Het Bestuur of de Compliance Officer draagt dan zorg voor een volledige en nauwkeurige schriftelijke vastlegging en legt deze vastlegging ter correctie en ondertekening voor aan de melder.

  4. De melder ontvangt binnen 7 dagen een schriftelijke ontvangstbevestiging van de melding.

  5. Indien de melding (mede) betrekking heeft op een assuranceopdracht, overlegt het Bestuur of de Compliance Officer met de Assurance Controller.

  6. Een vermoeden van een misstand kan ook extern worden gemeld bij een daartoe aangewezen autoriteit. De melder kan de melding doen bij een instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt.  Dit kan zijn:
    1. de autoriteit Consument en Markt (ACM)
    2. de autoriteit Financiële Markten (AFM)
    3. de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
    4. de Nederlandsche Bank (DNB)
    5. Huis voor klokkenluiders
    6. de inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ)
    7. de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA)
    8. de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS)
    9. andere bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties.

Artikel 6. Onderzoek

  1. Indien een melding intern is ingediend zal het Bestuur een onderzoek naar het vermoeden van een misstand instellen, tenzij:
    1. Het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden;
    2. Op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoede misstand.

  2. Als de melding het gehele Bestuur betreft wordt het onderzoek conform lid 1 van dit artikel door de Compliance Officer ingesteld in afstemming met de voorzitter van de Matenvergadering van PKF Wallast. In dit geval moet in het vervolg van dit artikel waar ‘het Bestuur’ staat vermeld ‘de Compliance Officer’ worden gelezen.

  3. Het Bestuur kan besluiten het onderzoek zelf uit te voeren, of (gedeeltelijk) intern of extern een onderzoekscommissie benoemen.

  4. Het Bestuur kan voor zover van belang de melder en de betrokkene waarop de melding betrekking heeft horen.

  5. Indien het Bestuur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen 2 weken na melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan het Bestuur van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.

  6. Het Bestuur informeert de melder uiterlijk binnen 3 maanden na verzending van de ontvangstbevestiging schriftelijk over de beoordeling van de melding en voor zover van toepassing over de opvolging van de melding. Mocht het onderzoek niet binnen drie maanden kunnen worden afgerond, dan informeert het Bestuur de melder voor afloop van deze termijn.

Artikel 7. Geheimhouding

  1. Het Bestuur en een ieder die betrokken is bij de melding of het onderzoek naar het vermoeden van een misstand behandelt de melding vertrouwelijk en maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder.

  2. Ingeval enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure tot mededeling van de identiteit van een melder verplicht, wordt deze daarvan vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

Artikel 8. Benadelingsverbod

Melders, degenen die melders bijstaan en betrokken derden die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling ter goede trouw en op redelijke gronden een melding hebben gedaan, worden door PKF Wallast op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het doen van de melding.

Amsterdam

Mercuriusplein 1
2132 HA Hoofddorp

Postadres
Postbus 74681
1070 BR Amsterdam

020 653 18 12

Amsterdam@pkfwallast.nl

Rotterdam

Schaardijk 372
2909 LA Capelle aan den IJssel

Postadres
Postbus 84030
3009 CA Rotterdam

010 450 40 20

Rotterdam@pkfwallast.nl

Delft

Delftechpark 40
2628 XH Delft

Postadres
Postbus 332
2600 AH Delft

015 261 31 21

Delft@pkfwallast.nl

Woerden

Pompmolenlaan 9
3447 GK Woerden

Postadres
Postbus 533
3440 AM Woerden

0348 416 262

Woerden@pkfwallast.nl

Alphen aan den rijn

Europaplein 10F
2408 GX Alphen aan den Rijn

Postadres
Postbus 533
3440 AM Woerden

0172 748 218

AlphenaandenRijn@pkfwallast.nl

© PKF Wallast is a member of PKF Global, the network of member firms of PKF International Limited, each of which is a separate and independent legal entity and does not accept any responsibility or liability for the actions or inactions of any individual member or correspondent firm(s).  “PKF" and the PKF logo are registered trademarks used by PKF International Limited and member firms of the PKF Global Network. They may not be used by anyone other than a duly licensed member firm of the Network.