Ontdek de sleutel tot ondernemingsbestuur
In de kern komt het structuurregime erop neer dat een grote NV, BV coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij onder het structuurregime verplicht is om een Raad van Commissarissen (RvC) in te stellen. In deze notitie wordt alleen ingegaan op het structuurregime zoals deze geldt voor de NV en de BV. De RvC moet ten minste bestaan uit drie leden en de Ondernemingsraad (OR) heeft een versterkt aanbevelingsrecht voor de benoeming van één derde van de leden van de RvC. De RvC heeft in het structuurregime de bevoegdheid om besluiten van het bestuur aan haar goedkeuring te onderwerpen en om bestuurders te benoemen.
Wanneer is het van toepassing?
Als een vennootschap aan de volgende cumulatieve voorwaarden voor het structuurregime voldoet moet zij hiervan opgaaf doen bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel:
- het geplaatste kapitaal samen met de reserves volgens de balans met toelichting bedragen ten minste EUR 16 miljoen (grens 2022);
- de vennootschap of een afhankelijke maatschappij heeft krachtens de Wet op de ondernemingsraden een OR ingesteld;
- bij de vennootschap en haar afhankelijke maatschappijen zijn tezamen ten minste 100 werknemers werkzaam in Nederland.
Als een vennootschap aan de drie voornoemde criteria voldoet, dan moet de vennootschap binnen twee maanden na het vaststellen van de jaarrekening inschrijving hiervan doen bij het handelsregister. Daarna moet in ieder jaarverslag vermeld worden of nog steeds aan de voorwaarden van het structuurregime wordt voldaan. Iedere vennootschap in een groep die aan de hierboven genoemde vereisten voldoet, moet hiervan opgaaf doen.
Wanneer de vennootschap gedurende drie onafgebroken jaren als zodanig bij het handelsregister is ingeschreven (de zogenaamde ‘inloopperiode’) dan is het structuurregime verplicht van toepassing.
Opgaaf handelsregister
Wordt er geen opgaaf gedaan terwijl de vennootschap wel aan de voorwaarden voldoet, dan zal het structuurregime niet van rechtswege van toepassing zijn op de vennootschap. De vennootschap pleegt dan wel een economisch delict. De vennootschap kan gestraft worden met een geldboete tot ten hoogste het bedrag van de vijfde categorie (2022: EUR 74.000). De OR en de KvK kunnen ook een opgaaf afdwingen.
Vrijstellingen
Er is een aantal gevallen waarin een vennootschap die voldoet aan de voorwaarden van het structuurregime toch is vrijgesteld van de verplichte toepassing daarvan. Bijvoorbeeld als de moedermaatschappij een verplicht structuurregime heeft ingesteld, zijn de dochtermaatschappijen vrijgesteld van deze verplichting. Andere vrijstellingen doen zich voor bij internationale concerns. Een vennootschap is bijvoorbeeld vrijgesteld van de verplichting tot het toepassen van het structuurregime als deze vennootschap uitsluitend diensten verricht in het kader van beheer en financiering van groepsvennootschappen en de meerderheid van de werknemers van de groep in het buitenland werkt.
Gevolgen structuurregime
Als het structuurregime van toepassing is moet de vennootschap haar statuten uiterlijk aan het einde van de inloopperiode van drie jaren in overeenstemming hebben gebracht met het structuurregime. Als de opgaaf bijvoorbeeld op 1 april 2021 is gedaan, dienen de statuten dus uiterlijk op 1 april 2024 (aannemende dat de vennootschap gedurende die drie jaren onafgebroken voldoet aan de voorwaarden) in overeenstemming te zijn gebracht met het structuurregime. Dit houdt in dat de statuten onder meer moeten voorzien in de instelling van een RvC en dat de RvC de bestuurders van de vennootschap benoemt en ontslaat. Dit mag niet door een bindende voordracht worden beperkt. Ook moeten sommige belangrijke bestuursbesluiten worden onderworpen aan goedkeuring van de RvC. Enkele voorbeelden van dergelijke besluiten zijn: de uitgifte van aandelen, het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van ingrijpende betekenis, het ingrijpend vergroten of verminderen van deelnemingen, een wijziging van de statuten of het ontbinden van de vennootschap.
Verzwakt structuurregime
In sommige situaties is niet het volledige structuurregime zoals hiervoor uiteengezet van toepassing maar het zogenaamde verzwakte structuurregime. Het enige punt waar het verzwakte regime afwijkt van het volledige regime is dat de bestuurders van de vennootschap bij het verzwakte regime worden benoemd en ontslagen door de AV en niet door de RvC. Het verzwakte regime geldt kort gezegd voor een structuurvennootschap die onderdeel is van een internationaal concern en waarvan de meeste medewerkers buiten Nederland werkzaam zijn of als sprake is van ‘besloten’ verhoudingen waarbij bijvoorbeeld één natuurlijk persoon of meerdere natuurlijke personen volgens een onderlinge regeling tot samenwerking het gehele geplaatste kapitaal verschaft/verschaffen van de structuurvennootschap.
Einde structuurregime
Als een vennootschap niet meer voldoet aan de criteria van het structuurregime, dan dient de vennootschap de inschrijving als structuurvennootschap in het handelsregister door te halen. Het structuurregime vervalt echter pas indien drie jaren na de doorhaling zijn verstreken en de vennootschap gedurende die termijn niet opnieuw tot het doen van de opgaaf verplicht is geweest (de zogenaamde ‘uitloopperiode’). Als een vennootschap nalaat om de inschrijving als structuurvennootschap door te halen in het handelsregister blijft het structuurregime in beginsel van toepassing, ongeacht het feit dat de vennootschap niet meer aan de criteria voldoet.
Aandachtspunten structuurregime
- Doe tijdig opgaaf bij het handelsregister als aan de drie cumulatieve criteria voor het structuurregime is voldaan.
- Daarna moet in ieder jaarverslag vermeld worden of nog steeds aan de voorwaarden van het structuurregime wordt voldaan.
- Na een onafgebroken opgaaf van drie jaren dienen de statuten uiterlijk aan het einde van de inloopperiode in lijn te zijn gebracht met het structuurregime.
- Vergeet niet om de inschrijving in het handelsregister door te halen als de vennootschap niet meer aan de criteria voor het structuurregime voldoet.
