Het nieuwe jaar brengt weer een aantal wijzigingen met zich mee op het gebied van wet- en regelgeving die van belang zijn voor u en uw medewerkers. Graag willen wij u informeren over de belangrijkste wijzigingen in 2020.
Wij zullen u nader informeren over het volgende:
- Wet Arbeidsmarkt in Balans
- Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)
- Informatieplicht vervaltermijn wettelijke vakantiedagen
- Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
- 30%-regeling
- Werkkostenregeling
- Ter beschikking stellen van een fiets
- Hogere bijtelling elektrische auto’s
Daarnaast willen wij u nogmaals de regelgeving met betrekking tot de identificatieplicht onder de aandacht brengen.
1. Wet Arbeidsmarkt in Balans
Met ingang van 1 januari 2020 zullen zich een aantal wijzigingen voordoen in het arbeidsrecht, aanleiding hiervan is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (hierna: Wab). Wij zullen op de volgende onderwerpen ingaan:
- Aangepaste ketenregeling
- Transitievergoeding
- Oproepovereenkomst
- WWpremiedifferentiatie
- Payrolling
Aangepaste ketenregeling
Werkgevers kunnen aan de werknemers vanaf 1 januari 2020 drie arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd in een periode van drie jaar (in plaats van twee jaar) aanbieden, voordat de arbeidsovereenkomst van rechtswege overgaat in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
De termijn van zes maanden waarin een keten kan worden doorbroken blijft gelijk. Een nieuwe keten ontstaat na een periode van zes maanden en een dag. De Wab maakt het wel mogelijk om deze termijn te verkorten bij cao naar drie maanden. Dit is echter alleen mogelijk als er sprake is van terugkerend tijdelijk werk, dat maximaal negen maanden per jaar kan worden gedaan.
Verder komt er ook een uitzondering op de ketenregeling voor invalkrachten in het primair onderwijs die invallen wegens ziekte.
De maatregelen hebben per 1 januari 2020 onmiddellijke werking. Concreet betekent dit dat op arbeidsovereenkomsten die eindigen op of na 1 januari 2020 – ook al zijn ze aangegaan voor 1 januari 2020 – een ketenregeling van drie jaar van toepassing is. Dit is slechts anders indien bij cao hiervan is afgeweken ten voordele van de werknemer.
Transitievergoeding – verlaging opbouw en aanspraak vanaf aanvang dienstverband
Op grond van de Wab wijzigt zowel de opbouw als de aanspraak van de transitievergoeding met ingang van 1 januari 2020.
Ten eerste de wijziging in de opbouw van de transitievergoeding. Met ingang van 1 januari 2020 is de opbouw 1/3 maandsalaris per gewerkt dienstjaar.
Ten tweede wijzigt de aanspraak op de transitievergoeding. Met ingang van 1 januari 2020 maakt een werknemer vanaf de eerste dag van het dienstverband al aanspraak op een transitievergoeding, ook tijdens de proeftijd. Concreet zal dit betekenen dat de transitievergoeding wordt berekend tot op de dag nauwkeurig. Hieronder voor de duidelijkheid een tweetal rekenvoorbeelden:
De arbeidsovereenkomst heeft negen jaar en vier maanden geduurd, het laatstverdiende brutosalaris betrof € 3.000. De transitievergoeding bedraagt in dat geval:
9 x (1/3 x € 3.000) = € 9.000
4 x [(1/3 x € 3.000) /12] = € 333,33
Totaal: € 9.333,33
De arbeidsovereenkomst heeft negen jaar en vijf dagen geduurd, het laatstverdiende brutosalaris bedroeg € 3.000. Over de laatste vijf dagen heeft de werknemer bruto € 800 verdiend (dit is het totaal aantal gewerkte uur maal het bruto uurloon). De transitievergoeding bedraagt in dat geval:
9 x (1/3 x € 3.000) = € 9.000
(€ 800 / 3.000) x [(1/3 x € 3.000) /12] = € 22,22
Totaal aan transitievergoeding: € 9.022,22.
De nieuwe regeling met betrekking tot de transitievergoeding heeft onmiddellijke werking. Dit betekent dat als na 1 januari 2020 de transitievergoeding verschuldigd is, dit moet worden berekend op grond van de nieuwe regeling. Dit geldt echter niet voor ontslagprocedures die voor 1 januari 2020 bij de rechter of het UWV opgestart zijn of als de werkgever en werknemer overeenstemming over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst hebben bereikt voor 1 januari 2020. Daar is het huidige recht op van toepassing.
Oproepovereenkomst wordt minder flexibel
Onder oproepovereenkomsten worden verstaan de zogenoemde nul-urencontracten en de min-maxcontracten. Voor oproepovereenkomsten gaan er andere regels gelden.
Ten eerste komt er een oproeptermijn van vier dagen. Een werknemer is alleen verplicht te werken als hij minimaal vier dagen van te voren opgeroepen is. Indien binnen die vier dagen de oproep deels of helemaal wordt ingetrokken, dan heeft de werknemer wel recht op loondoorbetaling over de periode waar hij voor is opgeroepen. Ook indien de oproep deels wordt ingetrokken of wijzigt, doordat de werknemer op andere tijdstippen moet werken, dan behoudt de werknemer alsnog recht op loon over de oorspronkelijke tijdstippen.
De termijn van vier dagen kan verkort worden bij cao. Deze termijn mag echter niet korter zijn dan 24 uur. Uiteraard blijft het mogelijk om binnen de termijn van vier dagen een verzoek te doen aan een werknemer, bijvoorbeeld in geval van ziekte van een collega. Let wel dat zowel de oproep evenals de afzegging schriftelijk of elektronisch aan de medewerker moet worden medegedeeld.
Ten tweede dient de werkgever na twaalf maanden oproepovereenkomst een aanbod te doen aan de werknemer voor een vaste arbeidsomvang. Dit aanbod moet zijn gebaseerd op de gemiddelde arbeidsomvang in de twaalf maanden voorafgaand aan het aanbod. In gevallen waarin de werkgever geen aanbod doet, ontstaat er wel recht op loon over de gemiddelde arbeidsomvang zoals hiervoor bedoeld. Dit geeft de werknemer meer zekerheid in gevallen waarin de werkgever geen aanbod doet. De werknemer is niet verplicht in te gaan op dit aanbod en kan er voor kiezen op de contractflexibiliteit te behouden.
Het laatste punt is om de opzegtermijn voor oproepkrachten gelijk te stellen aan de oproeptermijn voor werkgevers. Het gaat hier om de zojuist besproken termijn van vier dagen, indien hier niet van af is geweken bij cao. Een werknemer met een oproepovereenkomst kan dus snel de arbeidsovereenkomst beëindigen.
De regeling heeft onmiddellijke werking. Werkgevers dienen binnen een maand na inwerkingtreding van de Wab, dus voor 1 februari 2020, een aanbod te doen aan de werknemer voor een vaste arbeidsomvang op basis van de gemiddelde arbeidsomvang in de twaalf maanden voorafgaand aan het aanbod.
Acties:
- Werkgever moet voor 1 februari 2020 aanbod vaste omvang doen aan oproepkracht
- Updaten model oproepovereenkomst
Indien gewenst kunnen wij u behulpzaam zijn met een voorbeeldbrief (met keuzeformulier).
WW-premiedifferentiatie
Nu vindt de WW-premiedifferentiatie plaats op grond van de verschillende sectoren. Met ingang van 1 januari 2020 wordt de WW-premie gedifferentieerd naar het soort contract, te weten bepaalde of onbepaalde tijd. De WW-premie wordt voor werkgevers voordeliger bij contracten van onbepaalde tijd dan bij contracten van bepaalde tijd. De lagere premie zal van toepassing zijn voor de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij dit een oproepovereenkomst is. Het verschil is groot. De lage premie is 2,94% in plaats van 7,94% voor de hoge premie.
Het lage percentage geldt wel voor:
- arbeidsovereenkomsten die worden aangegaan in het kader van een leerwerktraject in de beroepsbegeleidende leerweg (reden: stimuleren van werkgevers om opleidingsplekken aan te bieden aan leerlingen in het beroepsonderwijs)
- werknemers die jonger zijn dan 21 jaar en niet meer dan twaalf uur per week werken, ook als sprake is van een tijdelijk contract (reden: werkervaring).
Voor oproepcontracten met betrekking tot seizoensarbeid wordt ook een uitzondering gemaakt, ook voor deze contracten zal de lage premie gelden mits de arbeidsomvang per jaar is vastgelegd.
Antimisbruikbepalingen
Het lage percentage wordt herzien als weliswaar sprake was van een contract voor onbepaalde tijd (dat geen oproepcontract was) maar:
- als het dienstverband binnen twee maanden na aanvang eindigt;
- als de werknemer binnen een kalenderjaar meer dan 30% uren extra verloond heeft gekregen dan contractueel voor dat jaar was overeengekomen (dit geldt niet als in de arbeidsovereenkomst 35 diensturen of meer per week zijn overeengekomen);
- als de werknemer binnen een jaar na indiensttreding een WW-uitkering krijgt vanwege arbeidsuren-of inkomensverlies bij de werkgever;
- als de werknemer in feite seizoensmatig bij de werkgever werkt.
Loonstrook
In het nieuwe jaar is iedere werkgever verplicht te vermelden op de loonstrook van de werknemer om wat voor soort contract het gaat. Bij toepassing van de lage WW-premie moet ook een afschrift van de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in de loonadministratie bewaard worden.
Acties:
- voor 1 april 2020 schriftelijk vastleggen arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd! De belastingdienst heeft aangegeven dat dit mogelijk is in de vorm van een addendum. Dit addendum moet zowel door werkgever als werknemer worden ondertekend.
- soort overeenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd niet zijnde een oproepcontract) moet ook op loonstrook vermeld staan (functie ook)
- kritisch kijken naar de kosten en baten van flexwerkers.
Voordeliger in vaste dienst, maar lange termijn risico’s?
Payrolling wordt duurder
Werknemers die op payrollbasis werken moeten dezelfde arbeidsvoorwaarden krijgen als wanneer zij een arbeidsovereenkomst zouden hebben met de opdrachtgever. Payrolling wordt gebruikt om werkgevers te ontzorgen, de wetgever benadrukt dan ook dat dit het geval moet blijven, maar dit mag niet leiden tot slechtere arbeidsvoorwaarden (zowel primaire als secundaire) voor werknemers.
Om dit te bewerkstelligen is in de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (hierna: Waadi) dan ook het voorschrift tot gelijke behandeling met betrekking tot arbeidsvoorwaarden opgenomen. Werknemers die in dienst zijn van een payrollbedrijf dienen dezelfde arbeidsvoorwaarden te genieten als wanneer zij in dienst zouden zijn bij de opdrachtgever. Het gaat hierbij om zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden. De wetgever stelt dat het niet mogelijk is hiervan af te wijken, ook niet bij cao.
Een en ander heeft ook als gevolg dat het uitzendbeding niet langer kan worden opgenomen in de payrollovereenkomst en ook is de ruimere ketenbepaling zoals die geldt voor uitzendkrachten niet meer van toepassing.
Deze regeling gaat in vanaf 1 januari 2020 en heeft onmiddellijke werking. De regeling met betrekking tot het voorzien van payrollwerknemers van een adequaat pensioen zal pas ingaan vanaf 1 januari 2021.
Compensatieregeling transitievergoeding
Om ‘slapende dienstverbanden’ tegen te gaan heeft de wetgever de compensatieregeling transitievergoeding in het leven geroepen. Op grond van deze nieuwe regelgeving krijgen werkgevers met ingang van 1 april 2020 de mogelijkheid om te worden gecompenseerd voor de kosten die zij hebben gemaakt voor langdurig (d.w.z. langer dan twee jaar) arbeidsongeschikte werknemers. Deze regeling komt niet voort uit de Wab maar heeft wel raakvlakken. De regeling moet werkgevers aansporen geen slapende dienstverbanden aan te houden.
Aan de compensatieregeling hangen uiteraard een aantal voorwaarden; onder andere mag de compensatie niet hoger zijn dan het bedrag dat de werkgever daadwerkelijk heeft betaald en het bedrag mag ook niet hoger zijn dan het bedrag dat de werkgever verschuldigd was direct na het verstrijken van de termijn van twee jaar ziekte van de werknemer. Ook voor ‘oude’ beëindigingen (vanaf 1 juli 2015) geldt de compensatieregeling. Belangrijk is aandacht te hebben voor de strikte aanvraagtermijnen.
Op 8 november 2019 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over de beëindiging van slapende dienstverbanden. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat werkgevers, op basis van goed werkgeverschap, gehouden zijn op verzoek van de werknemer een slapend dienstverband te beëindigen. Mede door de compensatieregeling transitievergoeding gaat het argument om, vanwege de hoge kosten het dienstverband niet te beëindigen, niet langer op.
2. Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG)
Verlenging geboorteverlof met 3 dagen per 1 januari 2019
Het geboorteverlof van de partner van de moeder is op grond van de WIEG verlengd met 3 dagen. Dit is reeds per 1 januari 2019 in werking getreden. De partner moet dit verlof binnen vier weken na de geboorte van het kind opnemen. De werkgever is tijdens deze 5 dagen gehouden het loon voor 100% door te betalen. Ter verduidelijking, indien de partner bijvoorbeeld 5 dagen per week 5 uur per dag werkt, dan heeft de partner recht op 25 uur verlof. Het recht is naar rato van de overeengekomen arbeidsuren. De werknemer mag dit verlof naar eigen inzicht opnemen, de werkgever mag spreiding van het verlof dus niet weigeren.
Aanvullend geboorteverlof
Het aanvullend geboorteverlof treedt met ingang van 1 juli 2020 in werking. Door middel van deze regeling kunnen partners tot 5 weken aanvullend verlof opnemen. Zij hebben dan recht op een uitkering van 70% van hun dagloon. Dit hoeft niet door de werkgever betaald te worden, betaling hiervan geschiedt door het UWV. Uiteraard zijn hier een aantal voorwaarden aan verbonden:
- de werknemer moet eerst het geboorteverlof van eenmaal het aantal werkuren per week opnemen (zoals hierboven vermeld, 100% uitbetaling door de werkgever);
- het aanvullend geboorteverlof moet worden opgenomen binnen zes maanden na de bevalling.
Het verlof moet met tussenkomst van de werkgever worden aangevraagd. In overleg is het mogelijk om het verlof over een periode langer dan vijf weken te verspreiden, echter kan het verlof alleen in hele weken worden aangevraagd. Wel is het mogelijk om minder dan 5 weken aanvullend geboorteverlof op nemen.
Het aanvullend geboorteverlof kent geen overgangsrecht. Dus wordt een kind op of na 1 juli 2020 geboren, dan krijgt de partner van de moeder recht op aanvullend geboorteverlof en de uitkering.
3. Informatieplicht vervaltermijn wettelijke vakantiedagen
Werknemers hebben recht op wettelijke vakantiedagen, bij een fulltime dienstverband zijn dit 20 dagen. Deze wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na het kalenderjaar waarin de dagen zijn opgebouwd. Bijvoorbeeld de wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in 2019 vervallen op 1 juli 2020. Op grond van recente jurisprudentie geldt wel dat de werkgever de werknemer tijdig moet informeren over het vervallen van deze vakantiedagen, zodanig dat de werknemer deze nog kan opnemen. Indien de werkgever de werknemer hier niet (tijdig) over informeert, dan ‘herleven’ de vakantiedagen waardoor deze alsnog kunnen worden opgenomen door de werknemer of deze bij een einde van de arbeidsovereenkomst moeten worden afgerekend.
4. Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
Op grond van de Arbowet zijn werkgevers verplicht tot het hebben van een RI&E. Het boetebedrag voor het niet hebben van een RI&E is verhoogd van € 3.000 naar € 4.500 voor bedrijven met 500 of meer werknemers. Voor bedrijven met minder dan 5 werknemers zal het boetebedrag van € 300 naar € 450 gaan.
Verder kan de inspectie SZW ook een boete opleggen voor het niet hebben van een plan van aanpak, ter hoogte van € 3.000.
5. 30%-regeling
Per 1 januari 2019 is de looptijd van de 30%-regeling verkort van 8 naar maximaal 5 jaar. Er geldt overgangsrecht van twee jaar voor expats die als gevolg van de maatregel in 2019 of 2020 de 30% regeling zouden verliezen.
Het is verstandig om nog dit jaar te salarisnorm voor de 30%-regeling te controleren. De standaardsalaris norm voor 2019 is € 37.743 op jaarbasis. De verlaagde salarisnorm is € 28.690 op jaarbasis.
6. Werkkostenregeling
Het advies is om na te gaan of de vergoedingen en verstrekkingen die in 2019 aan de werknemers zijn gegeven, correct zijn verwerkt en waar gewenst zijn aangewezen als eindheffingsbestanddelen voor de werkkostenregeling.
In 2020 wordt het werkkostenbudget verhoogd naar 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Over het surplus blijft het forfait 1,2%.
Verder komt er een nieuwe gerichte vrijstelling voor de Verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze kan de werkgever meer ruimte geven in het werkkostenbudget.
7. Ter beschikking stellen van een fiets
Voor de terbeschikkingstelling van de fiets van de zaak geldt met ingang van 1 januari 2020 een forfaitaire bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs, oftewel de oorspronkelijke nieuwwaarde van de fiets. Accessoires bij de fiets die onderdeel uitmaken van de consumentenadviesprijs, vallen onder het forfait; accessoires die daarvan geen deel uitmaken, vallen niet onder het forfait. Hiervoor geldt de hoofdregel, namelijk aantal privékilometers x de werkelijke kilometerprijs -/- de eventuele eigen bijdrage van de werknemer. De mate van privégebruik is hier niet van belang en woon-werkverkeer geldt in dit geval als privégebruik.
Op de bijtelling voor privégebruik komen de kosten die de werknemer voor eigen rekening heeft genomen in mindering, maar niet lager dan nihil. Onder een ‘fiets’ valt ook een elektrische fiets, een bakfiets en een speed pedelec (rijwiel met elektrische trapondersteuning en met een bromfietskenteken). De consumentenadviesprijs is de ‘in Nederland door de fabrikant of importeur publiekelijk kenbaar gemaakte prijs van de fiets welke naar zijn inzicht bij verkoop aan de uiteindelijke afnemer valt te berekenen’, aldus de artikelsgewijze toelichting op de Fiscale vergroeningsmaatregelen 2019. In de meeste gevallen geeft de factuur of het leasecontract uitsluitsel, maar de RAI Vereniging en BOVAG publiceren de actuele consumentenadviesprijzen online, inclusief historisch overzicht.
Door middel van deze vereenvoudiging van de vaststelling van de bijtelling wegens privégebruik voor de fiets van de zaak moet de fiets van de zaak aantrekkelijker worden voor werkgever en werknemer.
8. Hogere bijtelling elektrische auto’s
Momenteel geldt voor auto’s die CO2 uitstoten een bijtellingstarief van 22%, terwijl volledig elektrische auto’s een verlaagde bijtelling van 4% kennen tot een catalogusprijs van € 50.000. Het deel van de aanschafprijs boven de € 50.000 valt in het hogere bijtellingstarief van 22%. Per 1 januari 2020 stijgt het lagere tarief naar 8% en geldt dit enkel voor het bedrag dat niet boven de € 45.000 uitkomt van de catalogusprijs. Het deel van de aanschafprijs boven de € 45.000 valt in het hogere bijtellingstarief van 22%. Als u overweegt een elektrische auto aan te schaffen, dan is het raadzaam ervoor te zorgen dat de eerste ingebruikname van de auto plaatsvindt voor 1 januari 2020. Bij ingebruikname in 2019 geldt namelijk nog vijf jaar lang het lage bijtellingspercentage van 4% over 50.000 euro van de cataloguswaarde. N.B. Voor andere emissieloze auto’s zoals auto’s die op waterstof rijden gelden bijzondere regels.
9. Identificatieplicht
Werkgevers zijn verplicht de identiteit van hun werknemers, zowel Nederlandse als buitenlandse werknemers, te controleren. De identificatieplicht valt uiteen in drie onderdelen, te weten: een verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht. Voor wat betreft de verificatieplicht moet de werkgever een aantal stappen doorlopen, deze zullen wij hieronder kort bespreken.
1.Verificatieplicht
Aan de verificatieplicht moet zijn voldaan voordat de werknemer begint met werken. Deze verificatieplicht kan onderverdeeld worden in een aantal stappen:
-
- Controleer het identiteitsbewijs
De werkgever moet van iedereen (ongeacht of het Nederlandse of buitenlandse arbeidskrachten zijn), dus ook uitzendkrachten, zelfstandigen en arbeidskrachten die vanuit een ander bedrijf werkzaam zijn controleren of zij in het bezit zijn van een geldig identiteitsbewijs. Dit identiteitsbewijs mag niet onecht, beschadigd of vervalst zijn. Hoe u dit moet controleren leest u op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).
https://www.inspectieszw.nl/onderwerpen/stappenplan-verificatieplicht
- 2. Controleer de identiteit
Bij het controleren van de identiteitsbewijzen moet worden gelet op:
- de pasfoto: komt de foto overeen met de persoon die voor u staat?
- kenmerken: kloppen de fysieke kenmerken ongeveer, zoals lengte en leeftijd?
- handtekening: laat de werknemer een handtekening zetten en vergelijk deze met de handtekening op het identiteitsbewijs;
- nationaliteit: is de nationaliteit vermeld op het identiteitsbewijs?
- geldigheid van het document: is het identiteitsbewijs nog geldig?
- 3. Controleer of iemand voor u mag werken
Nadat u de identiteit heeft vastgesteld, dan moet u onderzoeken of de persoon in kwestie mag werken in Nederland. Personen met de Nederlandse nationaliteit en personen uit de EER en Zwitserland mogen in Nederland werken. Heeft de persoon een andere nationaliteit, dan moet de werknemer in het bezit zijn van een verblijfsdocument waarop staat vermeld of arbeid mag worden verricht in Nederland. Ook via de website van de SZW, onder stap 3, kunt u controleren welke identiteitsbewijzen en verblijfsdocumenten benodigd zijn bij welke nationaliteit. Onder de tweede link vindt u de titels welke op de achterkant van het verblijfsdocument kunnen staan met de daarbij behorende voorwaarden.
- 4. Een kopie identiteitsbewijs maken
Wat zijn geldige identiteitsbewijzen en waar moet u een kopie van maken:
- Paspoort: kopie moet inclusief zichtbaar documentnummer, burgerservicenummer (BSN) en pasfoto zijn. Bij het paspoort model 2013 moet u ook de bladzijde met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren.
- Nederlandse identiteitskaart: kopie moet inclusief zichtbaar documentnummer, burgerservicenummer (BSN) en pasfoto zijn. Bij de identiteitskaart (IDkaart) model 2013 moet u ook de bladzijde met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren.
- IDkaart of paspoort uit een EER-land: kopie met alle persoonsgegevens inclusief pasfoto.
- Nederlands vreemdelingendocument: kopie met alle persoonsgegevens. Let op dat slechts een vreemdelingendocument niet volstaat om te mogen werken in Nederland, ook een verblijfsdocument moet aanwezig zijn in de administratie.(zie punt 1.3).
Let op: een rijbewijs volstaat niet!
| Nationaliteit |
In dienst bij u |
Werkt voor u, maar niet in dienst bij u |
| Nederland |
Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) |
Kopie ID bewaren mag niet. Wel persoonsgegevens registreren in administratie. |
| EER, Zwitserland, Turkije |
Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) |
Kopie ID bewaren mag niet. Wel persoonsgegevens registreren in administratie. |
| Overige landen |
Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) |
Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal). |
2. Bewaarplicht
De kopie van het identiteitsbewijs bewaart u voor minstens 5 jaar na beëindiging van het dienstverband van de werknemer.
Als het identiteitsbewijs van de werknemer verloopt wanneer de werknemer nog bij u in dienst is, dan hoeft geen nieuwe kopie te worden gemaakt, sterker nog, het is van belang dat het oorspronkelijke document dat bij indiensttreding is gekopieerd in de administratie blijft.
3. Zorgplicht
De zorgplicht houdt in dat u als werkgever uw werknemers er op moet wijzen dat zij zich moeten kunnen identificeren tijdens het werk. Dit geldt ook voor ingehuurde arbeidskrachten.
Sancties niet voldoen identificatieplicht
Anoniementarief
Het anoniementarief moet in de volgende situaties worden toegepast:
– U krijgt de gegevens voor de loonheffingen niet op tijd van uw werknemer (vóór de 1e werkdag of op de
1e werkdag als u op deze dag uw werknemer aanneemt). Of u stelt de identiteit van uw werknemer niet vast.
– U bewaart de gegevens niet op de juiste manier bij uw loonadministratie.
– U weet dat u onjuiste gegevens van uw werknemer hebt gekregen of u had dat kunnen weten.
– Uw werknemer heeft geen geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.
Betaalt u een uitkeringsgerechtigde loon uit vroegere dienstbetrekking, dan past u het
anoniementarief toe als u de gegevens voor de loonheffingen niet van de uitkeringsgerechtigde krijgt vóór de 1e betaaldag van de uitkering.
Als u het anoniementarief toepast, houdt u 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in.
Boete belastingdienst
Wanneer de identiteit van de werknemer niet of niet op de juiste manier is vastgesteld, dan kunt u, naast de toepassing van het anoniementarief, een verzuimboete opgelegd krijgen van maximaal € 5.278 (tarief 2019). Daarbij is de werknemer zelf ook verplicht om zijn identiteit door de werkgever te laten vaststellen. Wanneer de werknemer dit niet doet, dan kan ook hij een verzuimboete van maximaal € 5.278 opgelegd krijgen.
Boete SZW
Naast het toepassen van het anoniementarief kan de inspectie SZW een boete opleggen als de personeelsadministratie met betrekking tot een buitenlandse werknemer die als ‘vreemdeling’ kan worden aangemerkt niet op orde is. Deze boete is € 8.000 (tarief 2019) per werknemer en wordt opgelegd wanneer een buitenlandse werknemer zonder tewerkstellingsvergunning arbeid verricht of als de verplichting tot het vaststellen van de identiteit van de werknemer niet is nageleefd. Daarbij kan de boete met 50% worden verhoogd wanneer de werkgever binnen vijf jaar nogmaals een zelfde overtreding begaat.
Voor meer informatie omtrent de identificatieplicht verwijzen wij u naar de site van de SZW, de Rijksoverheid en de Belastingdienst:
