Algemene voorwaarden: vijf belangrijke aandachtspunten!

Belangrijk is voor of bij het sluiten van een overeenkomst uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de overeenkomst met uw wederpartij. Algemene voorwaarden helpen conflicten te voorkomen; het is duidelijk onder welke voorwaarden u aan uw klanten verkoopt, levert en betaald wilt krijgen of indien u zelf de klant bent, inkoopt, geleverd krijgt en betalen moet. Het risico op discussie wordt daarmee ingeperkt nu als gevolg van heldere algemene voorwaarden de verwachtingen van alle partijen als het goed is dezelfde zijn.

Aandachtspunt 1: de inhoud van algemene voorwaarden

In algemene (verkoop)voorwaarden staan in de regel bepalingen over de betaling door de wederpartij. In deze wat onzekere tijden (het aantal faillissementen neemt weer toe) is het van belang om goede afspraken te hebben over betalingstermijnen, incasso(kosten) en rente.

Ook van belang is dat in algemene verkoopvoorwaarden een eigendomsvoorbehoud wordt opgenomen. Pas na betaling van de koopsom gaan de goederen van de verkoper in eigendom naar de koper over. In geval van een faillissement van de koper kunnen de goederen worden teruggehaald, mits deze (nog) identificeerbaar zijn als goederen van de verkoper. Voor goederen die verwerkt worden in andere goederen kan van belang zijn de wederpartij om zekerheid te vragen alvorens aan te vangen of verder te gaan met de uitvoering van de overeenkomst. Hieromtrent hebben algemene voorwaarden vaak ook een bepaling.

Natuurlijk hebben algemene voorwaarden ook ten doel de aansprakelijkheid voor schade voor de gebruiker van de algemene voorwaarden te beperken.

Aandachtspunt 2: ter handstelling en acceptatie van algemene voorwaarden 

Een attentiepunt bij het gebruik van algemene voorwaarden is dat de gebruiker van algemene voorwaarden de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om kennis te nemen van zijn algemene voorwaarden. Ter hand stelling van de algemene voorwaarden is in de regel een vereiste.

Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is het voldoende dat de wederpartij de gelding ervan heeft aanvaard; dit kan door ondertekening van een geschrift (een overeenkomst of offerte) of als op een andere wijze de gelding van de algemene voorwaarden wordt aanvaard.

Doorgaans is het in de dagelijkse bedrijfsvoering voor de gebruiker voldoende dat zijn algemene voorwaarden staan afgedrukt – of dat een verwijzing naar gedeponeerde voorwaarden is afgedrukt – op een offerte, op een aanvaarding van een aanbod, dat aan de wederpartij is toegezonden zonder dat deze vervolgens bezwaar maakt tegen de toepasselijkheidsverklaring van de voorwaarden, of, naar gelang van de omstandigheden van het geval, op een bevestigingsbrief. Op basis van deze regel is de wederpartij zelfs gebonden aan de algemene voorwaarden van de gebruiker als zij bij het sluiten van de overeenkomst de inhoud van de algemene voorwaarden niet kende, ongeacht of de gebruiker dit begreep of moest begrijpen.

Opgemerkt wordt dat het pas versturen van de algemene voorwaarden met de factuur vaak als te laat wordt gezien; de algemene voorwaarden moeten voor of bij het sluiten van de overeenkomst zijn verstrekt of naar verwezen worden!

Aandachtspunt 3 `Battle of forms´

Het kan voorkomen dat partijen beiden hun algemene voorwaarden van toepassing verklaren; de vraag is dan welke algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Deze situatie noemt men de `battle of forms´.

In Nederland geldt de hoofdregel dat bij het sluiten van een overeenkomst de partij die als eerste een verwijzing maakt naar zijn algemene voorwaarden daarmee zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaart, tenzij in de tweede verwijzing door de wederpartij de algemene voorwaarden waarnaar in de eerste verwijzing is verwezen, uitdrukkelijk van de hand worden gewezen.

Het van de hand wijzen van de algemene voorwaarden van de wederpartij dient expliciet te gebeuren: de enkele verwijzing naar de eigen algemene voorwaarden is daartoe in elk geval niet voldoende. Hetzelfde geldt voor een standaardclausule, afgedrukt op een factuur of opgenomen in de algemene voorwaarden van de antwoordende partij, volgens welke op alle door haar te sluiten overeenkomsten slechts haar eigen voorwaarden van toepassing zullen zijn. Belangrijk te melden is dat dit alleen voor Nederland geldt; bij internationale contracten is het van belang u goed te laten adviseren!

Aandachtspunt 4: Digitaal contracteren

Sinds het digitale tijdperk speelt de vraag hoe de algemene voorwaarden ter hand kunnen worden gesteld bij het sluiten van een overeenkomst via internet of e-mail. Uit de wet en rechtspraak blijkt dat de gebruiker de wederpartij de mogelijkheid van kennisneming heeft geboden indien de gebruiker de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij langs elektronische weg ter beschikking heeft gesteld op een zodanige wijze dat deze door haar kunnen worden opgeslagen en voor haar toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming.

Is dit redelijkerwijs niet mogelijk, dan is vereist dat de gebruiker, voor de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij heeft bekendgemaakt waar van de voorwaarden langs elektronische weg kan worden kennisgenomen, alsmede dat zij op verzoek langs elektronische weg of op andere wijze zullen worden toegezonden.

Uit recente jurisprudentie lijkt te volgen dat het voldoende is indien bij het sluiten van een overeenkomst via internet of e-mail wordt aangegeven dat de algemene voorwaarden deel uitmaken van de overeenkomst en deze voorwaarden daarbij achter een duidelijk herkenbare hyperlink zijn opgenomen. In de regel zal het echter niet voldoende zijn als in de overeenkomst in algemene zin wordt verwezen naar algemene voorwaarden welke de wederpartij op de website van de gebruiker kan inzien.

Van belang te benadrukken is, dat in de praktijk de bewijslast dat de algemene voorwaarden aan de wederpartij ter kennisgeving zijn aangeboden op de gebruiker zal rusten. Uit jurisprudentie volgt dat de enkele mededeling in een van de gebruiker afkomstig stuk dat de ander de voorwaarden heeft ontvangen, onvoldoende bewijs oplevert voor de stelling dat de gebruiker van de algemene voorwaarden ter kennisgeving zijn aangeboden.

Dit is anders, zo blijkt de jurisprudentie, wanneer de wederpartij heeft getekend voor de ontvangst hiervan. Daarom is het voor de gebruiker van algemene voorwaarden ten zeerste aan te raden om de wederpartij voor de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden te laten tekenen, bijvoorbeeld door middel van het zetten van een vinkje bij een online aankoop of door middel van ondertekening op een afleverbon waarbij voor zowel ontvangst van de goederen als acceptatie van de algemene voorwaarden wordt getekend. De voorwaarden zijn dan immers in beginsel van toepassing en is er sprake van een (onderhandse) akte, met alle bewijsvoordelen van dien.

Aandachtspunt 5: zijn de algemene voorwaarden nog ‘up to date’?

Tot slot, is het van belang de algemene voorwaarden regelmatig, om de enkele jaren, te laten beoordelen door een juridische adviseur. Zijn de algemene voorwaarden nog in lijn met de huidige wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de wijziging in verwerking van persoonsgegevens onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Ook is van belang regelmatig te checken of de algemene voorwaarden nog aansluiten bij de producten of diensten die door uw bedrijf worden geleverd.

Een eenvoudig voorbeeld uit de praktijk kan een en ander verduidelijken. Als in de algemene voorwaarden staat dat deze gelden voor ‘alle verkopen’ betekent dit niet dat de algemene voorwaarden ook gelden voor het ‘verrichten van diensten’. Dit kan heel vervelend zijn als een onderneming haar activiteiten met bijvoorbeeld serviceverlening heeft uitgebreid en daar een ernstige fout mee wordt gemaakt. Kan de ondernemer dan wel of niet een beroep doen op de aansprakelijkheidsbeperking in de algemene voorwaarden? In de regel zal dit niet het geval zijn, tenminste niet op basis van de algemene voorwaarden.

Voor vragen en opmerkingen kunt u contact opnemen met ons Newtone team!
Telefoon: +31 (0)15 261 31 21
Email: support@newtone.nl

De informatie in deze notitie is bedoeld om aan belangstellenden algemene informatie te verstrekken. De informatie is niet bedoeld als advies. Voor advies raden wij u aan contact op te nemen met één van onze gekwalificeerde deskundigen. Ondanks dat met zo groot mogelijke zorgvuldigheid gewerkt is aan deze bijdrage, kan dit document onverhoopt onvolledige en/of onjuiste informatie bevatten. De Maatschap Newtone aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid.