Onverwacht was de uitbraak van COVID-19 met enorme gevolgen voor ondernemers.
De overheid is met veel noodmaatregelen gekomen om de ondernemers te ondersteunen. De verwachting is echter dat veel bedrijven ten gevolge van de crisis toch genoodzaakt zijn om via het UWV Werkbedrijf ontslag voor een of meer medewerkers te vragen.
In deze bijdrage willen wij een tweetal zaken benadrukken. De eerste is dat veel bedrijven betrekkelijk laat met een ontslagprocedure beginnen. Er hoeft niet te worden gewacht totdat sprake is van een financiële slechte situatie van de onderneming. Er zijn ook andere bedrijfseconomische ontslaggronden. De tweede is dat procedures soms wat moeilijk verlopen omdat veel bedrijven hun P&O zaken niet op orde hebben. Onduidelijkheid over de functies waarin medewerkers werken, leidt vaak tot moeizame discussies met het UWV en de medewerkers omtrent het afspiegelingsbeginsel. Voor ondernemers maar ook voor medewerkers is dit heel vervelend.
Beide zaken zullen wij verduidelijken.
Bedrijfseconomische gronden voor ontslag
Meestal gaat het bij een bedrijfseconomisch ontslag om de situatie waarbij een werkgever zich vanwege een slechte financiële situatie gedwongen voelt een of meer medewerkers te ontslaan. Die slechte financiële situatie hoeft er echter niet te zijn alvorens een procedure bedrijfseconomisch ontslag bij het UWV Werkbedrijf opgestart kan worden. Deze kan ook ter voorkoming van een slechte financiële situatie opgestart worden, bijvoorbeeld als een belangrijke klant wordt verloren of de omzet om andere redenen daalt.
De focus bij de hiervoor bedoelde subgrond ‘werkvermindering’ ligt op de feitelijke overbezetting van personeel als gevolg van werkvermindering. Daardoor kunnen de werkzaamheden met minder mensen worden verricht. De werkgever dient inzichtelijk te maken dat de werkvermindering structureel van aard is. Het UWV Werkbedrijf beschouwt ‘werkvermindering’ als structureel indien deze minimaal zes maanden duurt. De werkgever moet de ‘werkvermindering’ bewijzen. Van belang bij een acute werkvermindering als bepaalde projecten, opdrachten of werken wegvallen is hiervan ‘bewijs’ te verzamelen. Bijvoorbeeld kunnen verklaringen van opdrachtgevers worden gevraagd. Daarnaast moet de werkvermindering uiteraard uit de (omzet) cijfers en eventueel de orderportefeuille blijken.
Maar ook als sprake is van technologische of organisatorische veranderingen (reorganisatie), bij een (gedeeltelijke) bedrijfsbeëindiging of bij outsourcing van werkzaamheden kan een ontslagprocedure bij het UWV Werkbedrijf opgestart worden (als deze gevolgen hebben voor de hoeveelheid werk in een onderneming).
Een laatste opmerking die wij hier nog willen maken is de volgende. Indien een onderneming onderdeel uitmaakt van een concern, kan uit de gepresenteerde complete vennootschappelijke jaarrekeningen blijken dat het concern winstgevend is of voldoende winstpotentieel heeft om de onderneming of onderdelen in stand te laten. Indien echter uit de cijfers van de onderneming blijkt dat deze weliswaar tot een in haar geheel winstgevende groep behoort, maar zélf verliesgevend is en voor de toekomst weinig winstperspectieven heeft, mag de onderneming passende maatregelen treffen, activiteiten reorganiseren en zo nodig op personeelskosten bezuinigen. Het feit dat het concern in zijn geheel in een florissante positie verkeert, doet hieraan niets af. Wel geldt voor de ondernemer een vergaande herplaatsingsverplichting voor medewerkers die voor ontslag in aanmerking komen. De mogelijkheden binnen het concern moeten worden bekeken.
Afspiegelingsbeginsel en ‘functies’
Bij een reorganisatie vanwege bedrijfseconomische redenen worden veel werkgevers geconfronteerd met problemen met betrekking tot het afspiegelingsbeginsel. Werknemers die de werkgever graag zouden willen behouden komen op basis van dit beginsel, dat de ontslagvolgorde bepaalt, soms als eerste voor ontslag in aanmerking.
Vroeger gold het anciënniteitsbeginsel, te weten last in first out. Dit betekende vaak het ontslag van jonge medewerkers. Het afspiegelingsbeginsel respecteert de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand.
Afspiegeling wordt toegepast per categorie uitwisselbare functies van een bedrijfsvestiging op basis van de leeftijdsopbouw binnen een categorie uitwisselbare functies. De werknemers binnen een categorie uitwisselbare functies worden vervolgens ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen: van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar en van 55 jaar en ouder. De verdeling van de ontslagen over de leeftijdsgroepen dient zo te gebeuren dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies na de ontslagen verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk is aan die voor de ontslagen. Vervolgens wordt binnen elke leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voorgedragen.
Bij ‘uitwisselbare functies’ gaat het om functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en vereiste competenties vergelijkbaar zijn. En functies die naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. Van belang is dat het gaat om de uitwisselbaarheid van functies, dus niet van werknemers.
Afspiegeling is niet aan de orde als een functie komt te vervallen die slechts door één werknemer wordt bekleed, een zogenoemde unieke functie. Evenmin is afspiegeling aan de orde bij een categorie uitwisselbare functies die geheel komt te vervallen. Bij afspiegeling moet per leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag worden voorgedragen.
In bepaalde gevallen is het mogelijk om af te wijken van het afspiegelingsbeginsel. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de werkgever aannemelijk maakt dat een werknemer over bijzondere kennis of bekwaamheden beschikt die de werknemer onmisbaar maken.
Stoelendans
Het kan zijn dat een werkgever besluit om een functie of bepaalde functies te laten vervallen en daarvoor in de plaats nieuwe functies creëert. Opgemerkt wordt dat een werkgever niet vrij is deze functies in te vullen als werkzaamheden van vervallen functies worden voortgezet in nieuwe functies. Aan de hand van het afspiegelingsbeginsel moet worden bepaald welke medewerker uit de ‘oude’ functiegroep het laatste voor ontslag in aanmerking komt. Die werknemer wordt, mits geschikt, dan het eerst geplaatst. Dit ‘omgekeerd’ afspiegelen gaat door tot de nieuwe functies bezet zijn met geschikte medewerkers.
Aandacht voor personeelsdossiers
Van belang is dat de personeelsdossiers op orde zijn. We zullen in deze bijdrage een paar belangrijke aandachtspunten noemen. Bijvoorbeeld moet duidelijk zijn welke functies de medewerkers in een onderneming bekleden. Op de loonstroken dienen de juiste functiebenamingen te staan. Eventuele functieomschrijvingen moeten ook duidelijk zijn. Bijzondere kennis of bekwaamheden van medewerkers moeten uit objectieve gegevens blijken. Indien er meerdere bedrijfsvestigingen zijn en het personeel alleen in de eigen vestiging werkt is het van belang op de loonstrook de bedrijfsvestiging te vermelden. Het is van belang om hier tijdig aandacht aan te besteden en dit op orde te brengen.
Meer informatie?
Voor meer informatie en overleg kunt u zich wenden tot uw relatiemanager of een bedrijfsjurist van PKF Wallast.
