Ondernemer moet detailgegevens bestellingen bewaren

Detailgegevens over bestellingen hoeft een ondernemer niet te bewaren als de administratie voldoende andere gegevens bevat die een afdoende controle binnen een redelijke termijn van de verantwoorde omzet in geld mogelijk maken. Bij gebreke van dergelijke andere gegevens moet de ondernemer de detailgegevens van bestellingen bewaren omdat ze tot de administratie behoren.

Een bv heeft een horecaonderneming. Zij exploiteert tot 20.00 uur een lunchroom en na dat tijdstip tot sluitingstijd een bar/nachtclub. Voor het bijhouden van bestellingen en de opbrengsten maakt bv gebruik van een geautomatiseerd kassasysteem. Dit kassasysteem legt per kassa bestellingen en afrekeningen vast in journals. Tegen sluitingstijd voegt het kassasysteem deze journals van alle kassa’s samen tot een journalbestand. Het systeem wist de detailgegevens van de bestellingen en afrekeningen telkens na veertien dagen automatisch. Daarna zijn alleen nog de totalen van de bestellingen en afrekeningen te raadplegen. De inspecteur is van mening dat de bv de administratie- en bewaarplicht heeft geschonden. Hij heeft daarom een informatiebeschikking afgegeven. Ook Hof Den Haag is van mening dat de administratie van de bv gebreken vertoont.

In cassatie bij de Hoge Raad heeft de bv evenmin succes. Volgens de Hoge Raad is vastgesteld dat de detailgegevens van bestellingen en afrekeningen niet door de bv zijn bewaard. Dit feit rechtvaardigt in beginsel de conclusie van het hof dat niet is voldaan aan de verplichtingen van art. 52 AWR. Het hof heeft ook geoordeeld dat de administratie van de bv geen gegevens bevat die het mogelijk maken binnen een redelijke termijn controle van de volledigheid van de omzetverantwoording van de bv uit te oefenen. Het bewaren van de detailgegevens van de bestellingen en afrekeningen is daarom verplicht en de informatiebeschikking is terecht gegeven.

Bron: Hoge Raad 25-06-2021 (ECLI:NL:HR:2021:987)